QBS_Guide_2025

1. LE REGLEMENT DE CONSULTATION / CAHIER DES CHARGES A. LE RÈGLEMENT DE CONSULTATION Le règlement de consultation est un document qui régit la passation du marché, c’est-à-dire toutes les étapes depuis la publication du marché public jusqu’à la désignation de l’attributaire du marché et la notification du marché. Il s’agit en quelque sorte de la « règle du jeu » pour répondre au marché public. Le candidat y trouvera donc les informations utiles, notamment : l’objet et la description du marché, les étapes de la procédure, la liste des pièces à produire, les critères de sélection des candidatures et des offres, les modalités de remise des offres, etc… Il s’agit d’un document qui complète l’avis d’appel d’offres (lorsqu’il est requis), ce dernier étant nécessairement bref et sommaire. B. LE CAHIER DES CHARGES Les négociations se font en considération du cahier des charges fourni par le pouvoir adjudicateur, formant la base du marché à conclure, lequel « doit être rédigé de façon suffisamment claire et détaillée, afin qu’il ne puisse subsister de doute sur la nature et l’exécution du marché » (1) . Le cahier des charges est un document qui détermine les conditions d’exécution du marché . Il comporte généralement deux volets, à savoir les clauses administratives (générales et particulières), d’une part, et les clauses techniques, d’autre part (2) . A noter que la législation sur les marchés publics prévoit un cahier des charges standardisé obligatoire, à instituer par voie de règlement ministériel, mais uniquement pour les marchés de travaux (relatifs au sec- teur du bâtiment) (3) . Une disposition équivalente n’existe pas pour les marchés de services de conception. A noter que des démarches sont en cours en vue de standardiser les prestations des architectes et des ingé- nieurs-conseils (1) RGD MP, Art 13 : « L’objet de la soumission doit être décrit dans un cahier spécial des charges. Ce cahier spécial des charges, qui forme la base du marché à conclure, doit être rédigé de façon suffisamment claire et détaillée, afin qu’il ne puisse subsister de doute sur la nature et l’exécution du marché. Il indique notamment, et pour autant que possible dans l’ordre décroissant de l’importance attribuée, le ou les critères entrant en ligne de compte pour déterminer l’offre économiquement la plus avantageuse ». (2) Selon le règlement grand-ducal du 24 mars 2014 portant institution de cahiers spéciaux des charges standardisés (marchés de travaux), le cahier des charges doit notamment préciser : 1. Les textes et documents régissant le marché 2. Responsabilité civile délictuelle 3. Responsabilité contractuelle 4. Devoirs spéciaux à charge de l’opérateur économique 5. Exécution du contrat 6. Réception du marché 7. Mode de révision du prix 8. Litiges 9. Choix résultant du règlement grand-ducal du 3 août 2009 portant exécution de la loi sur les marchés publics du 25 juin 2009 10. Critères de sélection qualitative 11. Exécution du marché 12. Visite des lieux et/ou réunion d’information 13. Correspondance. (3) «(1) Le ministre ayant les Travaux publics dans ses attributions institue, par voie de règlement ministériel, un cahier spécial des charges standardisé relatif aux clauses contractuelles générales, applicables à tous les marchés publics de travaux relatifs au secteur du bâtiment. Si plusieurs options sont proposées, les options retenues sont à préciser par le pouvoir adjudicateur. Ce cahier spécial des charges standardisé est à intégrer dans le dossier de soumission. Des clauses contractuelles particulières peuvent compléter les dispositions de ce cahier spécial des charges standardisé relatif aux clauses contractuelles générales, sans cependant pouvoir y déroger ». (règlement grand-ducal précité du 24 mars 2014). Pour les marchés de services, tels que les marchés d’architecture et d’ingénierie, les pouvoirs adjudicateurs, même bénéficiant d’une grande latitude pour l’élaboration du cahier des charges en fonction des particu- larités de l’objet du marché, doivent néanmoins respecter certains principes communs, dont notamment : • Le cahier des charges doit être rédigé « de façon suffisamment claire et détaillée, afin qu’il ne puisse subsister de doute sur la nature et l’exécution du marché » (4) ; • Il fournit « des renseignements utiles sur toutes circonstances dont l’influence sur les prix mérite d’être signalée spécialement de manière que les soumissionnaires puissent élaborer leurs offres avec un maximum d’exactitude » (5) ; • « Les prestations supplémentaires sont précisées de façon que toute équivoque soit exclue; elles sont décomposées d’après les éléments déterminatifs des prix » (6) ; • « Le soumissionnaire ne peut être chargé par le pouvoir adjudicateur d’un risque extraordinaire résultant de circonstances qu’il ignore et qui échappent à son influence » (7) . L’exigence d’un cahier des charges définissant précisément et exhaustivement les prestations escomptées est a fortiori impérative lorsqu’il s’agit d’un marché à prix forfaitaire (8) . Il convient de rappeler par analogie la disposition de l’article 11 du RGD MP : « Art. 11 . L’offre à prix global est celle où les travaux, fournitures et services sont complètement définis par le pouvoir adjudicateur, dans leur ensemble, par des bordereaux détaillés, des plans ou autres documents appropriés, de sorte qu’il n’existe aucun doute pour l’établissement de l’offre et pour l’exécution de l’entreprise, et où le prix est fixé à l’avance et en bloc ». Par ailleurs, il existe aussi un devoir de collaboration et de loyauté du soumissionnaire (qui ne peut accepter les termes de la soumission sans rechigner, pour ensuite les contester). « Art. 39 . Le soumissionnaire qui constaterait dans le dossier de soumission des ambiguïtés, erreurs ou omissions, est tenu, sous peine d’irrecevabilité, de les signaler au pouvoir adjudicateur au moins sept jours avant la date de remise des offres, à moins que le cahier spécial des charges ne stipule un délai plus long». (Règlement grand-ducal du 8 avril 2018 portant exécution de la loi du 8 avril 2018 sur les marchés publics)». Nota : Si le pouvoir adjudicateur ne dispose pas des connaissances nécessaires sur les prestations à réaliser (rédaction des cahiers des charges, etc…), il est recommandé de faire appel à des experts externes, membres de l’OAI. Il est également relevé, au sujet des documents contractuels des marchés, qu’un nouveau contrat-type «label OAI» est en cours d’élaboration. (4) Cf. RGD MP, Art 13 : « L’objet de la soumission doit être décrit dans un cahier spécial des charges. Ce cahier spécial des charges, qui forme la base du marché à conclure, doit être rédigé de façon suffisamment claire et détaillée, afin qu’il ne puisse subsister de doute sur la nature et l’exécution du marché. Il indique notamment, et pour autant que possible dans l’ordre décroissant de l’importance attribuée, le ou les critères entrant en ligne de compte pour déterminer l’offre économiquement la plus avantageuse ». (5) Cf. RGD MP Art. 14 (3) (6) Cf. RGD MP. Art. 14 (4). (7) Cf. RGD MP. Art. 15. (8) Voir par analogie l’article 11 de la Loi MP : « L’offre à prix global est celle où les travaux, fournitures et services sont complètement définis par le pouvoir adjudicateur, dans leur ensemble, par des bordereaux détaillés, des plans ou autres documents appropriés, de sorte qu’il n’existe aucun doute pour l’établissement de l’offre et pour l’exécution de l’entreprise, et où le prix est fixé à l’avance et en bloc ». 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